Hoeveel evenementen, workshops en bijeenkomsten ik de afgelopen 35 jaar georganiseerd heb, heb ik niet bijgehouden maar als zeg ik rond de honderd is dat dunkt mij niet ver van de waarheid.

Als PR manager voor het Nederlands Bureau van Toerisme in Londen en als PR-bureau in de Benelux voor de reissector waren en zijn dat veelal B2B evenementen voor media, touroperators, reisagenten en MICE professionals. En wat vind ik het leuk! Van het uitpluizen van geschikte data en het bezoeken van leuke venues tot en met het werven van participanten en uitnodigen van bezoekers. Mensen samenbrengen en verbinden doet er toe!

Maar hoe groot dat plezier ook altijd geweest is, na die 100 bijeenkomsten bleven er altijd een paar aspecten knagen. Waaronder de vermaledijde no-show zonder afbericht waar ik eerder een blog over schreef. Maar nu is het onderwerp van frustratie een andere irritatie.

Heeft het evenement plaatsgevonden, dan houdt jouw bestaansrecht als klant op. Na het ontvangen van de factuur ben je van Klant is Koning status naar Mr Nobody gedegradeerd. Het is verbijsterend. Zelden– zeer zelden – hoorden wij ooit weer iets van onze locatie contactpersoon. Zelfs wanneer je jouw bijeenkomst meerdere malen in dezelfde locatie organiseert, is er tussentijds en daarna nooit enige blijk van klantenbinding. Een geschikte locatie bepaalt mede in hoge mate het succes van een evenement, dus de afgelopen drie decennia hebben wij herhaaldelijk workshops een aantal opeenvolgende jaren in dezelfde venue georganiseerd. Maar zelfs dan geldt; factuur valt op de kantoormat of in je inbox en het is bye bye.

Nog nooit na een evenement een belletje gehad met de vraag “Hoe is het bevallen, zijn er verbeterpunten, etc.” en ook zeer zelden een evaluatie-enquête ontvangen. Nimmer door al die locaties uitgenodigd voor een ‘We hebben onze zalen verbouwd, we zouden het leuk vinden indien u een keertje komt kijken’ of “Mijnheer Baltus, we zouden het super vinden indien u weer eens een event bij ons organiseert, mogen wij u voor een lunchgesprek uitnodigen.”

Evenementenlocaties beschouwen jou een klant totdat jij de zaal/ruimte verlaten hebt. Daarna besta je niet meer voor hen. Tabé, dank voor uw business, vaarwel. Het is net als krantenuitgevers die alles uit de kast halen en met cadeaus strooien om jou als abonnee te verwelkomen, heb je daarna 5 jaar een abonnement dan hoor je niet meer van ze. Terwijl een klant vasthouden net zo belangrijk is als er een binnenhalen.

Sorry eventmanagers – jullie schieten schromelijk tekort in aftersales. Mag ik suggereren dat u de organisatie die uw locatie heeft uitverkoren om er een zakelijke event te organiseren, ook na de bijeenkomst een warm hart blijft toedragen. Simpelweg in uw agenda noteren dat u hem/haar na een maand of wat eens uitnodigt voor een kop koffie of borrel, of bijvoorbeeld een ludieke mailing stuurt.

Dus Jaarbeurs, Beatrixgebouw, Heineken Experience, Madurodam, Hilton DoubleTree, Horta Antwerpen, Level Eleven, Artis Amsterdam, Barbizon Palace en die tientallen andere (hotel)locaties waar wij bijeenkomsten georganiseerd hebben, ik zou vanaf nu dit ondergeschoven kindje follow-up toch maar wat meer aandacht gaan geven.

Want vergeet dat nooit – de klant heeft altijd keuze aan tientallen andere locaties om zijn evenement te organiseren. En tevreden klanten zijn vaak loyale klanten – reden te meer voor meer emotionele klantenbinding – zeker ná het versturen van de factuur – in plaats van hen naar de krochten der vergetelheid te vernederen.